Responsable del tratamiento: BEIKA S.A.S., NIT 900.319.653-6.
Tratamiento de datos personales
Política de protección y tratamiento de datos personales.
BEIKA S.A.S., con NIT 900.319.653-6, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales necesarios para el ejercicio de su objeto social, expide esta política aplicable a sus instituciones, dependencias y comunidad educativa en actividades académicas, culturales, comerciales, precontractuales, contractuales, poscontractuales y laborales, de conformidad con la normativa vigente en Colombia.
Política aplicable a bases de datos de estudiantes, familias, trabajadores y contratistas.
Vigente desde el 01 de octubre de 2016.
Marco normativo
Esta política se fundamenta en la Constitución Política de Colombia, artículo 15; la Ley 1581 de 2012; los decretos reglamentarios 2184 de 2012, 1377 de 2013 y 886 de 2014; el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio; la jurisprudencia de la Corte Constitucional, y las circulares y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.
Capítulo primero: ámbito de aplicación
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de BEIKA S.A.S. cuyo titular sea una persona natural o jurídica. BEIKA S.A.S. recopila datos personales de estudiantes, familias, trabajadores y contratistas, por lo cual esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los niveles y dependencias de la entidad y sustituye versiones anteriores expedidas con la misma finalidad.
Capítulo segundo: definiciones
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular o de sus tutores legales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, incluyendo imágenes fotográficas y videos representativos. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento por cuenta del responsable. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos o el tratamiento. Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Capítulo tercero: principios
BEIKA S.A.S. aplicará los principios de libertad, legalidad, finalidad, veracidad o calidad, acceso y circulación restringida, transparencia, seguridad y confidencialidad en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales. El tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada cuando corresponda; tendrá finalidad legítima e informada; usará información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; restringirá el acceso salvo autorización o mandato legal, y conservará la información bajo medidas técnicas, administrativas y de confidencialidad orientadas a impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Capítulo cuarto: contenido de las bases de datos
En las bases de datos de la entidad se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto, incluyendo correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil. Dependiendo de la naturaleza de la base de datos, BEIKA S.A.S. puede tratar datos específicos requeridos para la finalidad correspondiente. En bases de datos de empleados y contratistas se puede incluir información sobre historia laboral y académica, así como datos sensibles requeridos por la relación laboral, tales como fotografía, conformación del grupo familiar y datos biométricos. La información sensible podrá almacenarse con autorización previa de su titular, en cumplimiento de los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.
Capítulo quinto: tratamiento y autorizaciones
La información contenida en las bases de datos de BEIKA S.A.S. podrá ser sometida a recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, de forma parcial o total, según las finalidades establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados o subsidiarias únicamente para cumplir las finalidades de la base de datos correspondiente y previa adopción de compromisos de confidencialidad. En cumplimiento de deberes legales, BEIKA S.A.S. podrá suministrar información personal a entidades judiciales o administrativas. BEIKA S.A.S. velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando el cumplimiento de las exigencias legales aplicables, la autorización previa y el interés superior de los menores.
Autorización de los titulares
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento se requiere autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. La autorización podrá manifestarse por escrito, mediante medios físicos o electrónicos; de forma oral, o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular otorgó autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Casos en que no es necesaria la autorización
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; tratamiento de datos de naturaleza pública, o tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Revocatoria de la autorización
Los titulares podrán solicitar en todo momento al responsable o encargado la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para su tratamiento, mediante la presentación de un reclamo conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y por los canales informados en esta política. La supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual vigente de permanecer en la base de datos.
Capítulo sexto: derechos de los titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BEIKA S.A.S. o sus encargados; solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales; ser informados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Capítulo séptimo: deberes de BEIKA S.A.S.
BEIKA S.A.S. deberá garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; solicitar y conservar copia de la autorización; informar la finalidad de la recolección y los derechos del titular; conservar la información bajo condiciones de seguridad; garantizar que la información suministrada al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; actualizar y rectificar la información cuando corresponda; suministrar al encargado únicamente datos autorizados; exigir condiciones de seguridad y privacidad; tramitar consultas y reclamos; informar cuando una información esté en discusión; informar al titular sobre el uso dado a sus datos; reportar violaciones de seguridad cuando exista riesgo para los titulares, y cumplir instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Persona o área responsable
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a BEIKA S.A.S. El documento original conserva campos institucionales por completar para dependencia, dirección, correo electrónico y teléfono.
Procedimiento para consultas
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de BEIKA S.A.S., o sus causahabientes, podrán consultar sus datos en los términos previstos por la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en esta política. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para quejas y reclamos
Los reclamos deberán formularse por escrito o por correo electrónico e incluir, al menos, identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección del titular y documentación que se quiera presentar como prueba. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Trámite y tiempos de respuesta de reclamos
Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo correspondiente, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Capítulo octavo: vigencia
La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 01 de octubre de 2016 y sustituye las políticas que se hubieren expedido anteriormente por BEIKA S.A.S.